Обязанности:
Обеспечивает согласование, подписание и учет организационнораспорядительной документации Общества.
Регистрирует и ведёт в электронном виде (Synergy Center) архив
распоряжений, приказов по основной деятельности и личному
составу.
Ведет электронный реестр договоров Общества.
Обеспечение обработки входящей и исходящей корреспонденции:
оформление почтовых отправлений и отправлений Экспресс - почтой,
факсимильной связью, составление реестров внутренних и
международных почтовых отправлений для ФГУП «Почта России»,
отправка ценных писем с описью, 1 класса, отправка
корреспонденции через курьерские службы.
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением
в структурные подразделения или конкретным исполнителем для
использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора,
обработки и представления информации при подготовке и принятии
решений.
Принимает документы и личные заявления на подпись
руководителю
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями
документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает
их качественное редактирование.
Организует проведение телефонных переговоров руководителя,
записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до
его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по
приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а
также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения
информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие
документы, готовит ответы авторам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов,
оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня,
их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и
совещаний.
Осуществляет контроль исполнения работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на
контроль.
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими
принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной
работе руководителя.
Осуществляет прием входящих звонков и их распределение, прием
и отправку документов факсимильной связью.
Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
Осуществляет оформление представительских расходов
(составление авансового отчета, программы встреч и мероприятий,
акта на списание затрат).
Осуществляет организацию командировок руководства,
оформление командировочных удостоверений руководителям и
сотрудникам подразделений.
Обеспечивает приобретение пассажирских билетов для
руководства и сотрудников Общества.
Обеспечивает бронирование мест в гостиницах и отелях. Обеспечивает формирование табеля учета рабочего времени в
административном подразделении Общества.
Участвует в региональных, всероссийских и международных
выставках в рамках рекламных проектов.
Осуществляет подготовку материалов и организацию участия
руководства и представителей Общества в региональных,
всероссийских и международных мероприятиях.
Организует проведение встреч и официальных визитов,
корпоративных мероприятий.
Обеспечивает изготовление персональных визитных карточек для
руководства Общества.
Обеспечивает подготовку поздравительных телеграмм и адресов от
имени генерального директора, подбор подарков.
Участвует в разработке дизайна корпоративной полиграфической,
сувенирной и прочей продукции Общества.
Обеспечивает приобретение и ведение учета сувенирной
продукции с символикой Общества.
Осуществляет своевременное списание сувенирной продукции и
закрытие бухгалтерских документов
Обеспечивает руководителей и сотрудников справочниками,
бланками, бумагой и канцелярскими принадлежностями. Организует
их хранение, учет и рациональное использование.
Требования и опыт:
- высшее профессиональное образование
- опыт работы не менее 2-х лет в аналогичной должности
- владение Excel, Word, Internet уверенный пользователь
- умение работать с большим объемом информации - внимательность,
усидчивость, аккуратность, способность четко структурировать
информацию; умение проводить анализ данных,
- знание иностранного языка (английский, немецкий)
Личные качества: открытость, честность, дипломатичность, упорность, решительность,
самостоятельность, наблюдательность, работоспособность, умение
устно и письменно выражать свои мысли, умение отстаивать свою
точку зрения, коммуникабельность, целеустремленность,
энергичность, инициативность, умение работать в команде.
Необходимые знания, навыки: положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению
делопроизводства;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила ведения деловой переписки с использованием типовых
форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
требования, предъявляемые к документации и материалам;
основы работы на ПК;
основы трудового законодательства